Usługi magazynowe ecommerce. Jak policzyć koszt powierzchni na sezon

Sezon sprzedażowy ma to do siebie, że zapas trzeba przygotować z wyprzedzeniem, a miejsce w magazynie jest potrzebne właśnie wtedy, gdy staje się najdroższe lub trudne do zdobycia. Sklepy, które nie policzą tego wcześniej, trafiają na jeden z dwóch problemów: albo brakuje powierzchni i część towaru nie mieści się na regałach, albo opłacają zbyt dużo miejsca na zapas, który nie sprzedaje się tak szybko, jak zakładano. Rozsądne planowanie wymaga zrozumienia, z czego składa się koszt magazynowania, jak zamienić prognozę sprzedaży na liczbę miejsc paletowych oraz jak porównywać oferty różnych dostawców. Ten artykuł pokazuje, jak krok po kroku oszacować koszt powierzchni na sezon i na co zwrócić uwagę przy wyborze usług magazynowych.

Z czego składa się koszt magazynowania

Koszt magazynowania towarów rzadko sprowadza się do jednej stawki. Zazwyczaj składa się z kilku elementów, które warto rozdzielić: opłaty za zajmowane miejsce (na przykład za paletę, metr sześcienny lub regał), opłaty za operacje, takie jak przyjęcie dostawy, kompletacja i wysyłka, oraz ewentualnych usług dodatkowych, jak konfekcjonowanie czy obsługa zwrotów.

W usługach logistyki dla sklepów internetowych stosuje się często rozliczenia oparte na faktycznie używanych zasobach. W takim modelu sklep płaci za miejsce i czynności w ramach rzeczywistego wykorzystania, a nie za całą powierzchnię z góry. Dzięki temu w okresach niższej sprzedaży koszty mogą być niższe, ale trzeba pamiętać, że szczegółowe stawki ustala się indywidualnie w umowie.

Przy porównywaniu cenników trzeba sprawdzić, jaką jednostkę przyjmuje dostawca: paletę, półkę, metr sześcienny czy zajmowaną powierzchnię. Ta sama kwota może oznaczać zupełnie inne wydatki, jeśli towar ma nietypowe wymiary. Dlatego warto poprosić o przykładową wycenę dla własnego asortymentu, a nie opierać się wyłącznie na cenach ogólnych.

Przy porównywaniu ofert ważne jest, żeby porównywać zakres, a nie tylko cenę. Operator, który ma niższą stawkę za miejsce paletowe, może doliczać opłaty za przyjęcie lub dłuższe przechowywanie, a ten z wyższą stawką – uwzględniać je w cenie. Dopiero zestawienie pełnych kosztów dla jednego scenariusza sprzedaży daje porównywalny wynik.

Jak oszacować zapotrzebowanie na powierzchnię

Punktem wyjścia jest prognoza sprzedaży w sezonie. Trzeba ustalić, ile sztuk poszczególnych produktów sklep chce mieć w magazynie w szczycie, a następnie przeliczyć je na liczbę palet, półek lub metrów sześciennych. Do tego potrzebne są wymiary i wagi produktów oraz sposób ich pakowania w kartony zbiorcze.

Przykład (liczby umowne): sklep planuje w szczycie mieć 12 000 sztuk produktów, które mieszczą się w kartonach po 24 sztuki. Daje to 500 kartonów. Jeśli na paletę mieści się około 40 kartonów, potrzeba około 13 miejsc paletowych, plus zapas na asortyment, którego sprzedaż okaże się większa od prognozy. Przy kilkuset SKU liczby te zaczynają się szybko sumować.

Do szacunków dobrze dodać zapas na towar w przyjęciu i na produkty oczekujące na decyzję, na przykład zwroty. Stan magazynowy w arkuszu to zwykle tylko część rzeczywistego zapotrzebowania. Pominięcie tych pozycji może skutkować niedoszacowaniem powierzchni i koniecznością dopłat w trakcie sezonu.

Warto doliczyć margines bezpieczeństwa, zwykle kilkanaście procent, na niedokładności prognoz i opóźnienia dostaw. Dobrze też zaplanować kolejne etapy: ile towaru wchodzi do magazynu przed sezonem, a ile jest uzupełniane w trakcie. Taki harmonogram zapobiega sytuacji, w której cały zapas pojawia się jednocześnie i obciąża powierzchnię wcześniej, niż jest potrzebny.

Typy powierzchni i sposób składowania

Opis dostępnych form składowania, w tym regałów półkowych, powierzchni płaskiej i regałów wysokiego składowania, znajduje się na stronie https://ehopi.pl/magazynowanie-towarow-dla-e-commerce/, a poniżej wyjaśniamy, kiedy dany typ jest zwykle stosowany.

Powierzchnia płaska sprawdza się przy dużych i ciężkich towarach oraz przy paletach, które nie wymagają częstego dostępu do pojedynczych sztuk. Regały półkowe pasują do mniejszych produktów, które kompletuje się sztukami, dzięki czemu pracownicy mają szybki dostęp do pojedynczych SKU. Regały wysokiego składowania pozwalają maksymalnie wykorzystać przestrzeń, ale wymagają odpowiedniego sprzętu do obsługi.

Sposób składowania wpływa na tempo kompletacji. Towary szybko rotujące najlepiej trzymać w miejscach łatwo dostępnych, a wolniej sprzedające się – w głębi magazynu lub na wyższych poziomach regałów. Takie rozmieszczenie skraca drogę pracownika, a w konsekwencji czas realizacji zamówienia.

Wybór sposobu składowania wpływa na koszt i na szybkość obsługi zamówień. Produkty o dużej rotacji najlepiej trzymać w miejscach łatwo dostępnych, a wolniej rotujące na wyższych poziomach lub w głębi magazynu. Warto zapytać operatora, jak planuje rozmieszczenie asortymentu i czy układ może być zmieniany w ciągu sezonu.

Sezonowość i czas przyjęcia dostaw

Okresy szczytowe, na przykład Black Friday i święta, wymagają najwcześniejszego planowania. Dostawy do magazynu trzeba przyjąć z odpowiednim wyprzedzeniem, aby zdążyły zostać zarejestrowane i rozłożone na regałach przed rozpoczęciem akcji. W praktyce dobrze jest zakładać, że towar powinien trafić do magazynu na kilka tygodni przed planowanym szczytem sprzedaży.

Czas przyjęcia zależy od liczby palet, jakości dokumentów i przygotowania danych. Dostawa bez poprawnych etykiet lub z niezgodnym dokumentem trwa dłużej, bo wymaga wyjaśnienia rozbieżności. Warto więc ustalić z operatorem format awizacji, wymagane oznaczenia towaru i okna czasowe dla dostaw.

Dobrze jest umówić się z dostawcami na dostawy rozłożone w czasie, zamiast jednej dużej partii tuż przed szczytem. Rozłożone w czasie przyjęcia pozwalają magazynowi sprawniej sprawdzić towar i zmniejszają ryzyko opóźnień. Warto też pytać operatora o terminy, po których przyjęcie dostawy może się wydłużyć z powodu dużej liczby awizacji.

Sezonowość wpływa także na dostępność miejsca. W okresach największego popytu operatorzy mają zwykle więcej zapytań, dlatego rezerwacja powierzchni z wyprzedzeniem zmniejsza ryzyko, że potrzebne miejsce okaże się niedostępne. Niektóre firmy oferują dodatkową przestrzeń na okres szczytu, co warto omówić już na etapie negocjacji.

Planowanie powierzchni pod wzrost sprzedaży

Koszt powierzchni na jeden sezon to tylko wycinek szerszego planowania. Jeśli sprzedaż rośnie, rok później potrzebna będzie większa przestrzeń, więcej pracy przy kompletacji i bardziej dopracowane procesy. Zaplanowanie tego z wyprzedzeniem pozwala uniknąć gwałtownych decyzji w środku sezonu.

Rolę magazynu w sprzedaży internetowej oraz planowanie logistyki pod skalowanie sprzedaży omówiono w artykule https://ehopi.pl/funkcje-i-zadania-magazynu-w-e-commerce-oraz-planowanie-logistyki-pod-skalowanie-sprzedazy/. Przydaje się on szczególnie przy tworzeniu wieloletnich założeń dla zapasu i powierzchni.

Przy planowaniu wzrostu przydaje się kilka wariantów: ostrożny, realistyczny i optymistyczny. Dla każdego z nich można oszacować potrzebną powierzchnię i orientacyjny koszt. Takie zestawienie pokazuje, kiedy konieczna będzie rozmowa z operatorem o zwiększeniu przestrzeni, i pozwala uniknąć pospiesznych decyzji w środku sezonu.

Dobrą praktyką jest przygotowanie kilku scenariuszy: ostrożnego, bazowego i optymistycznego. Dla każdego z nich warto policzyć liczbę miejsc paletowych, koszt magazynowania i obsługi zamówień. Takie zestawienie pokazuje, jak zmienia się budżet przy różnych wynikach sprzedaży, i pozwala zdecydować, czy rezerwować większą przestrzeń z góry, czy korzystać z rozwiązań dostępnych doraźnie.

Jak porównywać oferty magazynowe

Aby oferty były porównywalne, najlepiej przesłać wszystkim dostawcom ten sam zestaw danych. Powinny w nim znaleźć się szacunkowa liczba zamówień miesięcznie, lista lub próbka asortymentu z wymiarami, informacje o sezonowości oraz obecne koszty logistyki. Na tej podstawie dostawcy przygotowują wycenę, która odpowiada na te same założenia.

W zestawieniu warto sprawdzić, czy cena obejmuje poszczególne operacje, jakie opłaty są dodatkowe oraz jak rozliczane są zmiany, na przykład wzrost liczby palet w sezonie. Pytania dotyczące sposobu naliczania opłat za przechowywanie, minimalnych okresów współpracy i zasad wypowiedzenia pozwalają uniknąć niespodzianek.

Poza ceną za powierzchnię warto porównać zasady rozliczania przestrzeni niewykorzystanej. W jednych ofertach płaci się za faktycznie zajęte miejsce, w innych za zarezerwowaną część magazynu. Różnica ta bywa istotna dla sklepów o dużych wahaniach sprzedaży, ponieważ wpływa na to, ile kosztuje utrzymanie zapasu poza sezonem.

Oprócz ceny liczy się też jakość. Warto zapytać o wskaźniki, takie jak poprawność kompletacji, system, w którym prowadzone są stany magazynowe, możliwość podglądu raportów online oraz sposób integracji z platformą sklepu. Dla niektórych sklepów różnica kilku procent w cenie będzie mniej ważna niż pewność, że stany w systemie zgadzają się z rzeczywistością.

Dane potrzebne do wyceny

Przygotowanie kompletnych danych skraca czas wyceny i zwiększa jej dokładność. Przydatne są przede wszystkim: liczba zamówień miesięcznie z podziałem na sezon i poza sezonem, liczba SKU, wymiary i waga produktów, informacje o wymaganiach przechowywania, planowane wielkości dostaw oraz odsetek zwrotów.

Warto też opisać sposób pakowania i ewentualne dodatkowe czynności, takie jak etykietowanie czy tworzenie zestawów. Im więcej szczegółów, tym trafniejsza kalkulacja. Operatorzy często oferują bezpłatną wycenę przez formularz, co pozwala szybko porównać kilka propozycji.

Do wyceny przydadzą się wymiary i waga opakowań jednostkowych, liczba sztuk w kartonie, rodzaj palety oraz planowana częstotliwość dostaw. Im pełniejsze informacje otrzymuje oferent, tym bliższa rzeczywistości jest propozycja cenowa. Braki w danych zwykle prowadzą do korekt w trakcie współpracy.

Dobrze jest też zachować dane historyczne: sprzedaż z poprzednich sezonów, stany magazynowe w szczycie i wartości zwrotów. Pomagają one skorygować prognozę, a w rozmowach z dostawcą są dowodem na to, że założenia opierają się na faktach. Z czasem tak zebrane dane stają się podstawą do coraz dokładniejszego planowania.

Plan, który można zweryfikować

Plan magazynowy warto przeglądać co kwartał i korygować na podstawie rzeczywistych danych o sprzedaży oraz zajętości powierzchni.

Koszt powierzchni na sezon da się policzyć, jeśli zacznie się od prognozy sprzedaży, przeliczy ją na liczbę miejsc paletowych i doda margines bezpieczeństwa. Następnie trzeba zestawić oferty na takich samych założeniach i porównać nie tylko cenę, lecz także zakres, jakość i sposób rozliczania. Etapowe przyjmowanie dostaw, rezerwacja miejsca z wyprzedzeniem i kilka scenariuszy sprzedaży ograniczają ryzyko. Dzięki temu plan magazynowy opiera się na danych, które można po sezonie sprawdzić i poprawić.

Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi na temat usług magazynowych dla sklepów internetowych

Jak policzyć liczbę potrzebnych miejsc paletowych?

Trzeba przeliczyć planowany zapas w szczycie na kartony, a kartony na palety, uwzględniając wymiary i wagę produktów oraz margines bezpieczeństwa.

Czy płaci się za całą powierzchnię z góry?

Zależy od modelu. Często stosuje się rozliczenia za faktycznie wykorzystane miejsce i wykonane czynności, a szczegóły ustala umowa.

Kiedy dostarczyć towar przed sezonem?

Zwykle na kilka tygodni przed planowanym szczytem sprzedaży, aby towar został przyjęty i rozłożony przed startem akcji.

Jakie typy powierzchni są dostępne?

Najczęściej powierzchnia płaska, regały półkowe i regały wysokiego składowania, dobierane do rodzaju i rotacji produktów.

Jakie dane przygotować do wyceny?

Liczbę zamówień, liczbę SKU, wymiary i wagę produktów, sezonowość, planowane dostawy i obecne koszty logistyki.

Art. Partnera

Źródło grafiki: Canva Pro